PREÁMBULO.

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. 

De esta manera, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

EFECTO RETROACTIVO DEL MANUAL

Las Bases de Datos de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, se ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la autorización del tratamiento de los datos personales, y demás aspectos que la normatividad establezca. El presente manual suple y deja sin efecto cualquier otro manual, acuerdo, política o convención expedido por CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, con antelación al mismo.

NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN

El derecho fundamental al Habeas Data tiene por objeto garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que son titulares, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. Lo anterior, tiene por objeto la correcta adecuación de las bases de datos a la ley.

La ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta la condición de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS como responsable del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley.

OBJETO

Esta Política define y establece los principios, políticas, procedimientos, derechos y obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias han desarrollado, garantizado e implementado para los titulares de la información de carácter personal. CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, es el responsable del tratamiento de Datos Personales y adopta y hace público a todos los interesados la presente Política que contiene todos los elementos esenciales para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Así mismo, servirá como fuente de conocimiento para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, contribuyendo de esta manera al correcto entendimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales. Los datos personales administrados o tratados por CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, provienen del ejercicio de sus funciones de carácter privado y del normal desarrollo de su objeto social.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente manual debe ser conocido y aplicado por todos los funcionarios, empleados y dependencias de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS así como por los contratistas y proveedores independientes de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS especialmente por aquellos que sean Encargados del Tratamiento de los datos personales y administración de las bases de datos de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, se encuentra domiciliada en la Cl. 47 #87 B 39, La Medellín, Antioquia Colombia, Teléfono 3113004627, correo electrónico [email protected] será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente política, a continuación, se define cómo deberán entenderse las siguientes palabras:

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento.

Titular de los datos personales: Cada una de las personas naturales con las que se relacionan los datos personales.

Tratamiento de datos personales: Conjunto de actividades a las que se someten los datos personales. Por ejemplo, la recolección, el almacenamiento y el uso que se hace de dichos datos.

Autorización: Permiso otorgado por el titular para efectuar el tratamiento de sus datos personales. La autorización debe caracterizarse por ser expresa, previa al tratamiento y consultable con posterioridad a su concesión por parte del titular. La autorización puede otorgarse por cualquier medio conocido o por conocerse siempre que cumpla con las características establecidas.

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, legitimada para decidir sobre el tratamiento de datos personales o la base de datos.

Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales bajo el amparo del responsable del tratamiento.

Aviso de Privacidad: Es una comunicación del Responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se informa la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información a las que son sometidas los datos personales por parte del responsable, la forma de consultarlas y las finalidades del tratamiento de los datos personales.

Transmisión: Tratamiento dado por el encargado del tratamiento a los datos personales para comunicarlos dentro o fuera de Colombia bajo la responsabilidad del responsable.

Transferencia: Tratamiento dado por el responsable o encargado del tratamiento mediante el envío de información o de datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envía, localizado dentro o fuera de Colombia.

Normatividad: Conjunto de normas, leyes y decretos que regulan una materia específica. Para el presente caso siempre se hará referencia a la regulación de datos personales.

Menor de edad: Es todo niño, niña o adolescente (púber o impúber) cuya edad sea inferior a 18 años.

 

CATEGORÍA DE DATOS en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado la siguiente clasificación de datos adecuándose a la legislación vigente: Dato Personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.

Dato público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible. 

Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional. 

Dato reservado: Es el dato que posee una naturaleza confidencial y que será tratado de conformidad con los acuerdos marco de confidencialidad suscritos por la empresa. 

Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular. 

Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

MARCO NORMATIVO Y LEGAL El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente: 

• Constitución Política, artículo 15. 

• Ley 1266 de 2008. 

• Ley 1581 de 2012. 

• Decreto Reglamentario 1727 de 2009. 

• Decreto Reglamentario 2952 de 2010. 

• Decreto Reglamentario 1377 de 2013. 

• Decreto Reglamentario 1074 de 2015. 

• Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.

 

CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta manera, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, así como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, que involucra el manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores al interior de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, está enmarcado bajo los siguientes principios: 

Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos administrados por CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS en ejercicio de sus actividades, se garantizará su acceso de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados; para estos propósitos, la obligación de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS será de medio y no de resultado. Se deben implementar todos los controles técnicos que aseguren el acceso controlado a los sistemas de información y /o bases de datos de la organización. 

Confidencialidad: Atendiendo a la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y cualquier norma aplicable. En consecuencia, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las gremiales o de representación.

Todas las personas con vínculo laboral o contractual vigente, o sean vinculadas a futuro para la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un compromiso de confidencialidad para efectos de asegurar tal responsabilidad. Esta obligación persiste y se mantiene incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 

Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, Asimismo, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus actividades. El Tratamiento de datos personales que CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio de Colombia y demás normas que apliquen a su objeto social. 

Legalidad: Todas las actuaciones de tratamiento de datos de carácter personal realizadas por CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS tienen una estricta relación de causalidad con el cumplimiento de sus actividades y en consecuencia corresponden con fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

Libertad: CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal, en consecuencia respeta el ejercicio de los derechos que a los titulares asiste y se compromete y asume la política contenida en este documento para garantizar el ejercicio de los mismos y el cumplimiento de sus obligaciones. 

Seguridad: CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal ha adoptado todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar alteración, pérdida, consulta, destinación o acceso no autorizado o fraudulento respecto a la información de carácter personal. 

Veracidad o Calidad: CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS garantiza que la información contenida en las bases de datos será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La veracidad y calidad de los datos personales estarán sujetas a lo informado por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS de cualquier tipo de responsabilidad frente a su calidad.

 

Tratamiento de datos públicos: CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública que administra en el cumplimiento de sus actividades. 

Tratamiento de datos sensibles: CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización; sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular; se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento. 

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES: CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS solo trata datos personales de menores de edad; siempre y cuando se responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, en ese caso, cumplidos los anteriores requisitos, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización de los datos del menor. 

Autorización de uso y tratamiento de datos personales: Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Del derecho de acceso: CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012 solamente a los Titulares de datos personales que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación incluyendo los electrónicos. 

Del Derecho de consulta: Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, cuya consulta atenderá a lo dispuesto por el Código de Comercio.

En consecuencia, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS garantiza el derecho de consulta, exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores pertenecientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo la responsabilidad de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS

CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS establecerá las medidas de autenticación que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. 

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS garantiza: – Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros; – Establecer los diferentes formatos, sistemas y otros métodos que se informarán en el presente documento; – Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. Del derecho a reclamar: El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros públicos administrados por CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales; en tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado de los datos personales. 

CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. Del derecho a la rectificación y actualización de datos: CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados; al respecto, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS tendrá en cuenta en las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, que el Titular indique las correcciones a realizar y aporte la documentación que avale su petición.

CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS considere pertinentes y seguros. CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos para tal fin que se pondrán a disposición de los interesados. 

Del derecho a la supresión de datos: El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos: – Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales. – Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. – Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS y con la debida autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC según lo dispuesto en la ley. El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: – El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. – La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas, los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. – Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad. 

Del derecho a revocar la autorización: Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS ha establecido mecanismos que le permiten al titular revocar su consentimiento o autorización. El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: – El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; – La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; – Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular; – Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad. 

Protección de datos en los Acuerdos o contratos: En los contratos o cualquier acuerdo, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS incluye cláusulas que permitan obtener la autorización de manera previa y general del tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, que incluye autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en casos necesarios, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS tenga algún vínculo.

Video Vigilancia: Toda persona que ingrese a las instalaciones de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, podrá ser video grabada por cámaras de seguridad. Las imágenes captadas por las cámaras del sistema de circuito cerrado de televisión serán utilizadas para su seguridad y de las personas que nos visitan. 

Vigencia de las bases de datos: las bases de datos que incluyan datos personales tendrán una vigencia igual a la duración del CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS S.A.

FINALIDAD El tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de los datos personales que se recolectan de los titulares tendrá las siguientes finalidades: – Para el eficaz desarrollo de su objeto, como es fomentar la práctica de FUTBOL o modalidades, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre y participar en los campeonatos oficiales programados por otros organismos asociados, e impulsar programas de interés público y social, y hace parte  del Sistema Nacional del Deporte de CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS S.A., el cumplimiento de disposiciones legales, compromisos contractuales y de otra índole; – Actividades propias de un proceso de selección de talento humano, relaciones laborales y programas de calidad de vida, incluyendo aquellas que involucren al núcleo familiar de los colaboradores; – Para la remisión de información relacionada con actividades, eventos, programas y servicios que promociona CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS.

TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES. La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular a terceros en el país o en el exterior. A su vez, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS. podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la compañía. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS. también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

• Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;

• Para cumplir con procesos jurídicos;

• Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;

• Para hacer cumplir los términos y condiciones al interior de la compañía;

• Para proteger las operaciones de la empresa;

• Para proteger los derechos, privacidad, seguridad o propiedad, de la compañía y los de terceros;

• Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a la compañía. Todo lo anterior, en el evento que la CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS pretenda hacer dicha transferencia o transmisión.

 

OBLIGACIONES DEL CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS, quien reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades a las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

• Buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.

• Informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, la empresa deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate.

• Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

• En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.

• Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.

• Conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.

• Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes.

Estos derechos podrán ser ejercidos por: (i) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS (ii) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. (iii) El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. (iv) Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS pone a disposición de los titulares de los datos el correo electrónico: [email protected] para elevar sus consultas; las cuales serán atendidas y tramitadas por el área de servicio al cliente. Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación. En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de la correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud. 

CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la compañía ha recolectado, almacenado o usado. El titular debe enviar solicitud escrita al correo electrónico, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) meses calendario contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo. CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS a través de la persona encargada para ello, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida. Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 15 días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS. El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la institución sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento: El titular o su representante, deberá elevar su solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

1. Nombre del titular de los datos

2. La identificación del Titular (cédula de ciudadanía)

3. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

4. La dirección y demás datos de contacto del titular

5. La descripción del procedimiento que desea realizar (corrección, actualización o supresión

6. los documentos corroboren la solicitud (opcional) Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo. Una vez recibida la solicitud, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la feche de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase “reclamo en trámite” y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla. El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla. Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, CLUB DEPORTIVO FORMAS INTIMAS informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos. 

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A EL CLUB FORMAS INTIMAS PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a CLUB FORMAS INTIMAS para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por CLUB FORMAS INTIMAS.

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES CLUB FORMAS INTIMAS solicitará a los titulares de la información su autorización para el tratamiento de sus datos personales. Para ello se tendrá en cuenta, que: El titular tiene la potestad de autorizar su tratamiento, su autorización debe ser previa, expresa y libre de vicios en el consentimiento, CLUB FORMAS INTIMAS informará al Titular de los Datos el uso o finalidad y este será el uso que CLUB FORMAS INTIMAS como responsable del Tratamiento podrá hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los Encargados del mismo. El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con CLUB FORMAS INTIMAS es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo. CLUB FORMAS INTIMAS aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes. CLUB FORMAS INTIMAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN CLUB FORMAS INTIMAS obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por CLUB FORMAS INTIMAS de manera previa al tratamiento de los datos personales. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a CLUB FORMAS INTIMAS para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. CLUB FORMAS INTIMAS establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto CLUB FORMAS INTIMAS deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, CLUB FORMAS INTIMAS podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. CLUB FORMAS INTIMAS conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, CLUB FORMAS INTIMAS podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, CLUB FORMAS INTIMAS pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medios, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, CLUB FORMAS INTIMAS pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias, tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista la empresa y el desarrollo de su objeto social, en todo caso, este término no será inferior a (50) años. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

 

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Fecha de publicación julio 2024.